Девушка или молодая женщина двадцати-тридцати пяти лет, приятной внешности - именно такое представление о секретарях является традиционным. Однако часто забывается, что деловая этика секретаря, умение организовать работу начальника, способность обеспечить жизнедеятельность всей компании - важнейшие профессиональные качества, необходимые первому помощнику руководителя.
Встречают по одежке
Первое впечатление, как известно, самое стойкое. Секретарь, который встречает посетителей компании, создает это самое первое впечатление - не только о себе или своем начальнике, но и об организации в целом, о методах ее работы, о внимании к сотрудникам и к их профессионализму. Поэтому требование безупречного внешнего вида секретаря - отнюдь не прихоть руководителя-самодура, а необходимость.
Строгий деловой костюм - одно из главных правил. При этом необходимо уловить и не нарушить тонкую грань между образом деловой женщины и «синим чулком». Этикет предполагает отсутствие сексуального вызова - и в то же время едва уловимую женственность. Классический гардероб секретаря - две юбки, брюки, жакет, несколько блузок и жилетов, пиджак. И, конечно, аксессуары - неброские, в небольшом количестве, но качественные и стильные.
Соответствовать образу должна и прическа - не допускаются длинные распущенные волосы, плохо уложены пряди, секущиеся концы. Очень осторожно рекомендуется использовать парфюм - аромат, кажущийся одному человеку приятным, другого может оттолкнуть. Классические туфли на каблуке (высота около пяти сантиметров), колготки или чулки даже летом, длина шага не более (но и не менее) двойной длины ступни - завершающие штрихи внешнего образа секретаря.
Рабочие будни
Ошибкой было бы думать, что работа секретаря - исключительно функция «чай - кофе», хотя наличие этих продуктов в офисе также зависит от его расторопности и внимательности. Однако гораздо важнее обязанности по грамотной и четкой организации деятельности руководителя, планирование его встреч, переговоров и совещаний. Кроме того, это разбор почты. Деловая этика секретаря предполагает сортировку писем, их фиксирование, передачу начальнику. В некоторых случаях профессиональный секретарь может самостоятельно ответить на часть корреспонденции по просьбе руководителя.
Не менее важно и умение правильно отвечать на телефонные звонки. Принято вместо привычного «алло» начинать разговор с названия организации, должности, затем необходимо представиться - и переходить к сути вопроса. При этом не стоит употреблять такие фразы, как: «не знаю», «мы не сможем это выполнить», «подождите», «вы должны». Если звонок нужно переключить на руководителя, уместен будет вопрос - «как вас представить?» (вместо «кто говорит?»). Улыбка в голосе, доброжелательность, заинтересованность - не менее важные составляющие успешности телефонных переговоров.
Прием посетителей
Деловая этика секретаря - это еще и умение создать максимальное удобство для всех, кто приходит в офис компании. Принято вставать со стула, чтобы поприветствовать входящих, и докладывать руководителю о посетителях (при этом в рабочее время, согласно этикету, стучаться в его кабинет не обязательно). Если потребуется какое-то время на ожидание приема, секретарь предлагает гостям присесть, при этом никогда не указывает на конкретное место - посетитель может сам выбрать наиболее удобное.
Предложить чай, кофе, журналы, отказаться от личных разговоров, если в приемной находится посторонний человек - все эти правила секретарь должен соблюдать неукоснительно. Во время совещаний, проходящих в кабинете начальника, будет уместно организовать подачу напитков, при этом поинтересовавшись пристрастиями посетителей («что вы предпочитаете?»), но только если наличие кофе-паузы предварительно оговаривалось с руководителем.
В настоящее время, с ростом культуры ведения бизнеса и усилением внимания к соблюдению делового этикета, уже принципиально неверно несколько пренебрежительное слово «секретарша» (которое есть во французском и итальянском языках, но в литературном русском отсутствует). На смену ему приходит более значимое и весомое - «секретарь», профессионал, без которого деятельность серьезных организаций невозможна.
Дарья Цветкова
