50 основных правил деловой электронной переписки
Если вам приходится вести деловую переписку по электронной почте, то правила такой переписки помогут вам наладить хорошие деловые связи, устранить завалы в переписке и повысить ее продуктивность.
Сделайте ваши электронные послания доступными для чтения и понимания
- Используйте полные предложения, избегайте неопределенных незаконченных мыслей.
- Включайте в сообщение все необходимые детали, чтобы адресат мог легко понять его смысл.
- Не употребляйте слэнг, специальные термины или сокращения, которые не часто используются. В противном случае у читающего могут возникнуть проблемы с пониманием текста вашего сообщения.
- Старайтесь делать ваши сообщения короткими и содержательными. Концентрируйтесь только на главном.
- Вы может цитировать вопросы и потом отвечать на них. Но не цитируйте весь текст, так как лишние знаки могут перегрузить ваше сообщение. Удалите ненужную информацию из сообщения, на которое вы отвечаете.
Соблюдайте грамматику, орфографию и пунктуацию
- Предложения в вашем сообщении должны быть правильно построены.
- Правильно пишите имя получателя.
- Не набирайте весь текст заглавными буквами, по этикету электронной переписки это означает, что вы кричите. К тому же читать текст, полностью набранный заглавными буквами, трудно читать.
- Не набирайте весь текст маленькими буквами, это будет намеком на ваше низкое образование.
- Избегайте неформальных слов и сокращений, они уместны только в дружеской переписке.
Будьте внимательны со стилем написания и оформлением сообщения
- Не используйте причудливый шрифт и разные цвета при наборе текста сообщения. Деловая переписка должна выглядеть официально и строго.
- Не используйте украшенный узорами задний план, это только затруднит чтение текста сообщения.
- Используйте такое оформление, как курсив или просто чистый задний план. Полагайтесь на слова, а не на оформление, так как получатель может увидеть сообщение совсем не таким, каким вы себе его представляли.
- Старайтесь избегать большого количества вставленных изображений в тексте вашего сообщения. В противном случае спам фильтры могут отправить ваше послание в спам.
- Используйте простой текст в HTML, если у вас есть сомнения.
Используйте нейтральный тон для делового общения
- Старайтесь не быть слишком неофициальным, пока вы хорошо не узнаете того, с кем переписываетесь.
- Избегайте постоянного использования большого количества восклицательных знаков или знаков вопроса.
- В деловой переписке не стоит использовать смайлики, это может показаться непрофессиональным. Вы можете использовать их только тогда, когда достаточно хорошо узнаете вашего партнера по деловой переписке и перейдете с ним на неформальный уровень общения.
- В ваших сообщениях не должно быть сарказма или иронии, так как они могут быть неправильно истолкованы.
- Успокойтесь перед тем, как отправлять неприятный ответ на неприятное сообщение. Грубый ответ может еще больше усугубить ситуацию.
Будьте внимательны и вежливы
- Всегда начинайте свои сообщения с приветствия. Постарайтесь подобрать наиболее подходящий вариант приветствия.
- Никогда не забывайте вставить в конце сообщения завершающую фразу, например, «с наилучшими пожеланиями», «искренне» или «спасибо».
- Не забывайте благодарить вашего адресата за оказанную помощь, если таковая была.
- Не пересылайте сообщения без вашего личного комментария или короткой записки, иначе это покажется не вежливым.
- Не отправляйте деловые приложения во внерабочее время, так как ваш адресат может использовать смартфон или другое личное средство связи для чтения вашей деловой переписки.
Используйте подписи, шаблоны и автоответы
- Используйте вашу электронную подпись и контактные данные. Это даст вашему адресату больше возможности для продолжения общения с вами.
- Используйте автоматическую подпись, это сэкономит вам время.
- Если вы находитесь в отпуске, используйте функцию автоответа.
- Используйте шаблоны или стандартные ответы для экономии времени, когда отвечаете на часто задаваемые вопросы.
- Если у вас нет времени ответить на важное сообщение сразу, отправьте небольшое уведомление с информацией о том, когда вы сможете ответить на вопросы вашего адресата.
Проверьте сообщение дважды, прежде чем отправить
- Проверяйте свое сообщение перед отправкой, особенно если вы хотели прикрепить файл и могли забыть это сделать. Спросите разрешения перед тем, как отправлять слишком большие приложения.
- Проверьте, чтобы поле с темой письма не было пустым. Тема письма должна отображать суть послания.
- Проверьте адрес в адресной строке, чтобы не отправить послание не тому адресату.
- Проверьте, нет ли ошибок в вашем тексте, текст с ошибками может быть не серьезно воспринят и даже проигнорирован.
- Перед тем как отправить сообщение, проверьте, не слишком ли эмоционально и не вежливо ваше послание.
Не обижайте адресата
- Не используйте функцию перенаправления электронных сообщений. Так вы можете обнародовать все адреса ваших партнеров, которые пересылали вам сообщения.
- При перенаправке сообщений большому количеству получателей, удалите из адресной строки адреса тех, кого ваше сообщение не касается.
- Не используйте функцию «ответить всем», если для этого нет причины.
- Не передавайте информацию о продукции тем, кто не подписывался на ваши сообщения.
- Не забудьте включить функцию отказа от подписки, если вы отправляете какие-то новостную рассылку.
Руководствуйтесь законами и правилами электронной переписки
- Следуйте правилам переписки вашей компании и ее политики.
- НЕ используйте ваш рабочий адрес для личной переписки.
- Не отправляйте корпоративные сообщения никому, кроме работников вашей компании, клиентов, партнеров или тех, кто обслуживает вашу компанию.
- Не используйте внутренний список корпоративной переписки для личных объявлений, если вам не дали на это разрешения.
- Перед тем, как отправлять массовую рассылку иностранным получателям, постарайтесь узнать о получателях как можно больше и не отправляйте послания в какие-то определенные страны.
Пользуйтесь своей электронной почтой с толком
- Используйте функцию «е-мейл клиент», чтобы следить за всеми посланиями, отправленными в одно место, и будьте готовы позаботиться о них вовремя.
- Отвечайте на электронные письма в течение 24 часов или одного делового дня.
- Перед тем, как обвинять кого-то в игнорировании вашего послания, проверьте, не удалили ли вы по ошибке ответ и не отправили ли его в корзину.
- Добавляйте каждый электронный адрес ваших партнеров по переписке в список адресов, чтобы в будущем их письма не попали в спам.
- Используйте антивирусные программы, чтобы не послать вирус с вашим деловым письмом адресату.
Статьи по теме
Метки статьи: